Как я планирую свои дела

Как я адаптировала под себя Колесо баланса и как веду еженедельник (+ шаблон pdf)

UPD: В связи с тем, что я постоянно изучаю разные способы планирования, информация, которой я делилась ранее в блоге на сегодняшний день стала уже не актуальной. Поэтому я написала новый пост о том как планирую свои дела, как и какие использую инструменты для этого.


Я изучила и испробовала множество разных методик для планирования и тайм-менеджмента: Кови, Архангельский, 12-ти недельное планирование, 100-дневки, 9-ти недельные спринты. Но ни одна мне не подходила.

Вывод был такой: много энергии вкладываю в сами техники и спустя какое-то время (обычно несколько недель) ослабевает мотивация, я перегораю, меняются условия, настроение, и вся система летит к чертям.

Я не могу долго работать монотонно и пошагово. Быстро загораюсь, выделяю много энергии и скоро устаю, теряю интерес. Но зато могу быстро переключаться и подстраиваться. И заниматься большим количеством дел одновременно.

Кроме того, я уже много лет не хожу в офис, работаю удаленно из дома и много времени уделяю семье. И периодически возникают неожиданные обстоятельства, требующие от меня мобильности и изменения планов.

Изучив свои особенности, которые заложены генетически (по Пятифакторной модели личности ОКЭАН), свой образ жизни и специфику удаленной работы, я, наконец, определила удобную для себя схему планирования.


Колесо баланса.

Обычно в начале года я рисую Колесо баланса.

Способов работы с этим упражнением существует сейчас довольно много. Основная его цель оценить, что для нас важно в жизни, где у нас основные опоры, где «черные дыры», куда утекает энергия, и какие сферы жизни можно и нужно улучшить простыми действиями.

Продвинутые пользователи этого упражнения вмещают до 16-17 сфер.

Я рисую колесо на 8 секторов в соответствии с важными для меня сферами на данный момент (Здоровье/уровень энергии; Доход; Красота; Дом/быт; Отдых/хобби; Работа/самореализация; Отношения-с мужем-с детьми-с родителями-друзьями; Саморазвитие).

Рисую колесо в своем бумажном еженедельнике. Это мой основной инструмент для планирования. Или использую распечатанный шаблон.

Изучаю насколько я удовлетворена каждым сектором по шкале от 1 до 10. И закрашиваю соответствующее количество частей в секторах.

Определяю, чего хочу достичь или получить к концу года. По каким критериям я пойму что цель достигнута. Записываю конкретные конечные цели.

Дальше набрасываю по ним возможные действия и идеи. Эти списки постоянно пополняются и корректируются. Поэтому должны быть все время перед глазами. Дублирую их в заметках в телефоне.


Я не берусь за сферы с самыми высокими и самыми низкими баллами. Если удовлетворение от работы и так на максимуме, можно «забить» на неё пока)), пусть поддерживается в фоновом режиме.

В первую очередь начинаю работать с теми сферами, где «с серединки на половинку» 3-4 балла и то, что больше всего волнует. Подтягиваю их, а потом уже прорабатываю остальные. Но оставляю себе место для жизни и неожиданностей.

Колесо баланса я делаю несколько раз за год, чтобы отслеживать динамику, актуальность моих целей и для корректировки дальнейших действий. В этом посте рассказываю как можно работать с Колесом.


После того, как определюсь с конечными целями и действиями по ним, выбираю от одной до трех фокусных целей на ближайший месяц и раскидываю шаги в еженедельнике.

Но вместо скучных обычных формулировок записываю дела в формате «кайф-план»: Не просто консультация с клиентом, а «Успешная консультация», «Интересная встреча», «Вдохновляющий вебинар». Такая забавная мелочь, но настраивает на нужный лад.

Каждый вечер я вычеркиваю что сделала за сегодня, подвожу мини итоги, отмечаю привычки в трекере и планирую дела на следующий день, с учетом всех обстоятельств. Это занимает минимум времени.


Я люблю использовать датированные еженедельники и люблю писать все от руки. Делать пометки, какие-то зарисовки и скетчи. И уже много лет я пользуюсь блокнотами Moleskine или My special Planner.


Если вам нужно больше простора для записей, можно использовать шаблон Фокусные цели на месяц. Отлично работает для тех, кто любит творчески подойти к планированию и разноцветные ручки:

  1. выберите и запишите от одной до четырех фокусных целей на месяц.
  2. разбейте цели на небольшие этапы и и запишите их в списки по каждой цели.
  3. как только очередной этап пройден, мини-задача решена, раскрашивайте один из кругов своим цветом.
  4. в конце месяца посмотрите, какая сфера требует большего внимания.

Я стараюсь не нагружать себя большим количеством дел. Опыт показывает, что больше 3-4 крупных дел за день мне делать сложно. А если я захочу «впихнуть невпихуемое», то начну загоняться и нервничать.

Дела, которые не успела сделать на одной неделе, переношу на следующую.

В конце каждой недели и каждого месяца анализирую результаты. Корректирую цели и действия, если нужно. Для этого отвечаю на три вопроса:

  • чего я добилась в отношении своих целей?
  • что я не сделала на этой неделе? Почему?
  • как я могу скорректировать свое поведение на будущее?

Если я не ленюсь и действительно работаю со своими целями и желаниями, то прогресс неизбежен.

А если я переигрываю планы или потеряла интерес, мне важно иметь возможность поменять занятие. Переключиться на другие дела из списка по другой фокусной цели. В любой момент.

В противном случае, все, что будет сделано после потери интереса, будет сделано плохо. Придется переделывать и время уйдет впустую.


Карта желаний

Уже второй год я составляю карту желаний для визуализации целей. Это такое развлечение и в то же время арт-терапия, способ восстановить ресурс во время поиска картинок, вырезания и «приклеивания» их на лист бумаги.

Два варианта.

Первый цифровой. В Pinterest нахожу вдохновляющие картинки по разным сферам и сохраняю на секретную доску.

Далее скачиваю их и переношу в приложение Canva. В этом приложении создаю документ, выбираю красивый фон, например, пробковая доска. И размещаю там картинки. Добавляю подписи или рисованные изображения. Готово. Можно скачать и распечатать или сохранить себе на заставку в телефоне, чтобы натыкаться взглядом на свою мечту. Это хорошо мотивирует.

Второй вариант — ручками, используя фотографии из журналов, ножницы и клей. Так арт-терапевтический эффект будет лучше.


Списки

Списки помогают мне самоорганизовываться и разгружать мозг.

Дэвид Аллен — эксперт в области личной и организационной эффективности, считает, что «мозг человека — слишком ненадежное место для хранения информации о задачах и делах».

Я составляю списки практически для всего. Фиксирую в еженедельнике все, что читаю, какие фильмы и блоги смотрю, куда хожу, а также какие эмоции вызвала книга или какие идеи и мысли пришли в голову посте выставки и тп.

Мои списки в телефоне:

  • Дети
  • Сайт
  • Научиться
  • Порадовать себя
  • Изучить
  • Когда-нибудь
  • Меню и Список продуктов (синхронизируется с телефоном мужа)
  • Когда нет интернета
  • Почитать (и кто рекомендовал)
  • Посмотреть (и кто порекомендовал)
  • Покупки

Когда появляется новый проект, новая идея, я завожу новый список.

Также я люблю работать в приложении Evernote — для создания и хранения заметок. Идеально подходит, чтобы собрать все проекты в одной системе. Я пишу в нем тексты для постов в блог. Веду проекты. Оно синхронизируется между всеми моими гаджетами, что очень удобно.

В общем, смотрите, что подходит вам, пробуйте, адаптируйте под свои потребности и будьте эффективны и счастливы!


А здесь можно скачать мини-набор моих шаблонов для планирования: