СТИЛЬ ЖИЗНИ,  тайм-менеджмент

Как планировать дела и стать эффективнее

Или как я адаптировала под себя Колесо баланса и Планирование для разгильдяев. (+ шаблон pdf)

В воскресенье вечером подвожу итоги прошедшей недели и понимаю, что все, что было запланировано выполнено от силы лишь на 10%. Снова и снова. В чем моя проблема? Как планировать дела?

Я изучила и испробовала множество разных методик для планирования и тайм-менеджмента: Кови, Архангельский, 12-ти недельное планирование, 100-дневки, 9-ти недельные спринты Agile. Но ни одна мне не подходила.

Вывод был такой: много энергии вкладываю в сами техники и спустя какое-то время (обычно несколько недель) ослабевает мотивация, меняются условия, настроение, и вся система летит к чертям.

Я не могу работать монотонно и пошагово. Быстро загораюсь, выделяю много энергии и скоро устаю, теряю интерес.

Но зато могу быстро переключаться и подстраиваться. И заниматься большим количеством дел одновременно. Кроме того, моя жизнь постоянно меняется. (Боже, у кого жизнь сейчас не меняется?)

Подробно изучая этот вопрос, я наткнулась Систему планирования для разгильдяев иррационалов.

Если интересно, погуглите. Сейчас много информации об этом. Я коснусь описания в двух словах.


Две категории людей

«В психологии, соционике, физиогномике, эзотерике, астрологии и нумерологии существует великое множество типов и подтипов людей. Но все они делятся на две большие категории: рационалы и иррационалы.

Первый тип — это люди последовательные, систематичные, взвешенные, организованные и продуманные. Второй тип — это люди спонтанные, импульсивные, импровизирующие и гибкие в нестандартных ситуациях.

Почти все современные системы управления временем идеально подходят только рационалам. Но для иррационалов эти методы неестественны. Когда иррационал пытается приучить себя к планированию, он плывёт против течения и действует против своей внутренней природы. Он ломает себя.

С каждым иррационалом, принуждающим себя работать по графику, происходит следующее: он перегорает! То есть, наступает момент, когда жизнь по графику становится поперёк горла: мотивации нет, а от мыслей о работе становится противно«.

Источник

Вот оно, я иррационал! Возможно поэтому у меня не получалось.

Как я теперь планирую дела.


Колесо баланса. Определяю важные сферы

Обычно в начале года я рисую Колесо баланса. Знаю, что способов работы с этим упражнением есть много.

Раньше я объединяла некоторые близкие сферы в одну (сон в здоровье, доход в работу). Но это оказалось не эффективно. Например, доход у меня есть не только от работы, а со сном проблема оставалась не смотря на отсутствие проблем со здоровьем. Отследить продуктивность было сложно.

И теперь я делаю более расширенное колесо из 12 секторов (сон, питание, физическая нагрузка, доход, сайт, стоки, дом, отдых и еще несколько).

Рисую колесо в еженедельнике. Это мой основной инструмент для планирования. Или использую шаблон (ссылка на мои шаблоны будет в конце поста).

Изучаю насколько я удовлетворена каждым сектором.

Определяю чего хочу достичь или получить к концу года. По каким критериям я пойму что цель достигнута. Записываю конечные цели.

И набрасываю по ним возможные действия и идеи.

Эти списки постоянно пополняются и корректируются. Поэтому должны быть все время перед глазами. Дублирую их в телефоне.


Я не берусь за сферы с самыми высокими и самыми низкими баллами. Если удовлетворение от работы и так на максимуме, можно «забить» на неё, пусть поддерживается в фоновом режиме.

В первую очередь начинаю работать с теми сферами, где «с серединки на половинку» и то, что больше всего волнует. Подтягиваю их, а потом уже прорабатываю остальные. И не разбрасываюсь на всё. Оставляю себе место для жизни и неожиданностей.


После того, как определюсь с конечными целями и действиями по ним, выбираю от одной до трех фокусных целей на ближайший месяц. Разбиваю их на небольшие этапы и раскидываю в еженедельнике по неделям.

В моем еженедельники от Moleskine разлиновка по неделям на одной стороне разворота и простая разлиновка с другой стороны. По дням я фиксирую только дела с привязкой к дате и ко времени. Расписания детских допов, тренировки, встречи.

С правой стороны я выписываю действия по моим целям и все остальные дела, которые планирую сделать на неделе.

Каждый вечер вычеркиваю что сделала за сегодня, отмечаю привычки в трекере и планирую дела на следующий день, с учетом всех обстоятельств. Это занимает минимум времени.


Или можно использовать шаблон Фокусные цели на месяц, кто любит творчески подойти к планированию и разноцветные ручки:

  1. выберите и запишите от одной до четырех фокусных целей на месяц.
  2. разбейте цели на небольшие этапы и и запишите их в списки по каждой цели.
  3. как только очередной этап пройден, мини-задача решена, раскрашивайте один из кругов своим цветом.
  4. в конце месяца посмотрите, какая сфера требует большего внимания.

Стараюсь не нагружать себя большим количеством дел. Опыт показывает, что больше 3-4 крупных дел за день мне делать сложно. А если я захочу «впихнуть невпихуемое», то начну загоняться и нервничать.

Дела, которые не успела сделать на неделе, переношу на следующую.

В конце каждой недели и каждого месяца анализирую результаты. Корректирую цели и действия, если нужно.

Получается довольно гибкий график дел. И если я переигрываю планы или потеряла интерес, мне важно иметь возможность поменять занятие. Переключиться на другие дела из списка по другому проекту. В любой момент.

В противном случае, все, что будет сделано после потери интереса, будет сделано плохо. Придется переделывать и время уйдет впустую.


Уже второй год я составляю карту желаний для визуализации целей. В прошлом году, не смотря на пандемию и «вот это вот все», мечты осуществилось на две трети.


Списки

Списки помогают мне самоорганизовываться и разгружать мозг. Составляю списки практически для всего. В моем еженедельнике есть такие: Книги, Фильмы и Блоги, Подарки, Поездки, Мероприятия. Все, что читаю, смотрю, куда хожу за год, я фиксирую в них. Потом легче подвести итоги.

И в телефоне:

  • Обсудить с Лёшей (мой муж)
  • Дети
  • Сайт
  • Стоки
  • Научиться
  • Порадовать себя
  • Изучить
  • Когда-нибудь
  • Меню и Список продуктов (синхронизируется с телефоном мужа)
  • Когда нет интернета
  • Почитать (и кто рекомендовал)
  • Посмотреть (и кто порекомендовал)
  • Покупки

Когда появляется новый проект, я завожу новый список.


Еще у меня есть список дел, которые не нравятся, но делегировать их пока нет возможности. Как правило скучная рутина (глажка белья, уборка квартиры). И самое практичное и эффективное, что я смогла придумать, это делать их когда настроение на нуле.


Также я люблю работать в приложении Evernote — для создания и хранения заметок. Идеально подходит, чтобы собрать все проекты в одной системе. Я пишу в нем тексты для постов в блог. Веду проекты. Оно синхронизируется между всеми моими гаджетами, что очень удобно.


В общем, смотрите, что подходит вам, пробуйте, адаптируйте под свои потребности и будьте эффективны и счастливы!


А здесь можно скачать мини-набор моих шаблонов для планирования: